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Es reitet der Amtsschimmel...
Beitrag von Viruality, am 25.01.2011
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durch Nacht und Wind, oder war es der Wahnsinn mit seinem Rind?
Wie dem auch sei - ich habe etwa 5 1/2 Jahre lang in einem Software-Haus als Programmierer und Supporter gearbeitet und habe da ja einiges an abenteuerlichen Geschichten gehört, was nicht zuletzt der Tatsache geschuldet war, dass wir Software für den Öffentlichen Dienst programmiert haben.
Die von uns vertriebene Software war eine Art CRM System - Personen- und Objekt-Daten, Dokumentverwaltung, Terminverwaltung und weiterer Schnickschnack.
Irgendwann hatte ich dann eine mir bis dahin unbekannte Kundin am Apparat die sich sehr lautstark über die miese Bedienbarkeit des Programms geäußert hat. Was mich an sich wunderte, da wir zu dem Admin dort einen guten Draht hatten und meistens mit dem alles schnell und unkompliziert klären konnten.
Also den Höhrer in die Hand und bei ihm mal Nachfragen, warum die Kollegin uns mitgeteilt hat, dass der Haufen kündigen möchte.
Folgender Arbeitsablauf wurde in diesem Amt von einigen Nutzern offenbar gepflegt:
1. Die Dokumentvorlage wird aus unserer Software heraus geöffnet und alles notwendige eingegeben
2. Das Dokument wird ausgedruckt (da die Vorlagen größtenteils leer waren, oft auch mehrmals, da durch Umformatierungen in den fast leeren Word-Dokumenten der Druck auf das Briefpapier schief ging) und per Hauspost an die entsprechende Stelle weitergeleitet
3. Die nächste zuständige Stelle prüft das Dokument und öffnet gegebenenfalls die Dokumentvorlage in unserer Software, um den korrigierten Inhalt des Dokuments erneut einzugeben
4. Das Dokument wird erneut ausgedruckt und dem Abteilungsleiter per Hauspost zur Ansicht zugeschickt. (Falls dieser noch Änderungen hat, Punkt 3 wiederholen)
5. Wenn das Dokument abgenommen und unterschrieben wurde, wird es a) eingetütet und versendet und b) inklusive Unterschrift eingescant und als externes Dokument in unserer Software archiviert
6. Die Daten aus dem Dokument werden aus dem gescanten Dokument heraus in eine Excel Datei eingetragen, um selbige Excel Datei regelmäßig per Diskette an die nächsthöhere Instanz weiter zu leiten
Dem Admin vor Ort waren diese Zustände bekannt, die Kollegen waren nur lern-resistent, und da sich nie jemand beschwert hat, hat er es aufgegeben seine Zeit zu verschwenden oder gar uns damit zu behelligen, einzig die neue Schreibkraft des Abteilungsleiters, die von ihren Kollegen aus der Abteilung wie oben beschrieben auf das Programm eingelernt wurde... und sich das nicht gefallen lassen wollte.
Wir konnten dann den Amtsleiter davon Überzeugen, dass aus ALLEN Abteilungen mindestens eine Person mal an einer Schulung teilnehmen soll und nach ein paar Wochen konnte auch deren Admin wieder etwas ruhiger schlafen
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